Delegeren kan heel lastig zijn. Vooral wanneer je van nature erg betrokken bent, details belangrijk vindt en/of graag het overzicht houdt. Of de controle, hoe je het wil noemen :). In deze gevallen voelt het alsof er maar twee opties zijn:
1. het zelf doen (en goed doen)
2. het aan een ander overlaten (en het volledig loslaten, met het risico dat het niet gebeurt of niet goed genoeg gaat).
En omdat je dat laatste niet wil, blijf je vaak alles zelf doen. Wat niet alleen zorgt voor een oneindige to do lijst voor jou, maar er ook voor kan zorgen dat de mensen met wie je werkt minder betrokken of gemotiveerd worden. Want stiekem ontneem je ze de kans om jou te helpen en om een (zichtbare) bijdrage te leveren aan het resultaat.
Maar geen nood, er zijn nog veel tussenopties. Daarom hieronder een lijstje met voorbeelden en voorbeeldzinnen. Bekijk welke bij jou en jouw situatie passen. Dit kan per activiteit verschillen.
Wanneer je het aan de ander over wil laten, maar het wel zo belangrijk is dat je op de hoogte wil blijven:
- "Wil jij dat oppakken en me ... even een korte update geven hoe het gaat?" ( ... = elke dag / elke week / einde van deze week / per mail / in ons overleg / per app / etc. ).
Wanneer je het aan de ander over wil laten en wil weten wanneer het afgerond is:
- "Wil jij daarmee aan de slag gaan en me de uitkomst toesturen / me mailen wanneer het gedaan is / me in de CC zetten wanneer je de mail verstuurd?"
Wanneer je een vraag die je wordt gesteld door wil zetten naar iemand anders, maar wel wil weten hoe het afloopt:
- "Daarvoor moet je bij Henk zijn. Zet je mij even in de CC / wil je mij op de hoogte houden van wat eruit komt / laat je me weten wat hij heeft gezegd?"
- "Marie kan je daar goed mee helpen. Wanneer ik niks hoor ga ik ervan uit dat het is geregeld, zo niet, mail me dan weer even!"
Wanneer je juist niet meer betrokken wil zijn, maar dat niet zo 'bot' wil zeggen:
- "Als ik niks van je hoor, ga ik ervan uit dat het in orde is, yes?"
- "Ik vertrouw er op dat je met deze informatie / deze contactpersoon verder kan (evt. voeg je toe: en anders hoor ik het graag). Succes!"
Wat ook nog kan gebeuren, is dat je voor je gevoel al vaak genoeg dingen uit handen hebt gegeven, maar het niet wordt opgepakt. Deels kan het zijn dat je te vrijblijvend bent gebleven. Voeg dan deadlines toe. Bijv:
- "Zorg jij dat het morgen / eind de van de week / voor ... af is?"
- "Eind van deze maand moet dit zijn afgerond, wil je me daarom volgende week even laten weten hoever je bent gekomen / of je op schema ligt?"
- "De deadline is ..., als ik niks van je hoor ga ik ervan uit dat je dat redt, okay?"
- "Wanneer denk je dat je dit kunt afronden?"
- "Ik had eigenlijk al verwacht dat dit af was, maar misschien heb ik de planning verkeerd begrepen, wat is de status en wanneer verwacht je af te ronden?"
- "Fijn dat je dat wil doen, wanneer kan ik een update / reactie / actie verwachten?"
- "Je hebt een behoorlijk takenpakket zie ik! Waar ga je mee beginnen? Wat is je planning?"
Het kan ook zijn dat je het te vaak over samen hebt en meer bespreekt wat er allemaal moet gebeuren dan dat je daadwerkelijk de taken verdeeld. Kijk dan eens of je met de volgende zinnen verder kunt:
- "Wil je me in ons volgende gesprek laten weten welke taken je het leukst zou vinden om op te pakken en hoe je die gaat inplannen?"
- Tegen een team: "Als jullie nou eens samen een lijst maken van alle dingen die moeten gebeuren en die onderling verdelen. Dan kunnen we dat in het volgende overleg bespreken en met die verdeling aan de slag gaan."
- "Heb je nog iets van mij nodig, of lukt het je zo om dit te regelen?"
- "Top, dan ligt dit nu bij jou, als ik je nog moet helpen trek je aan de bel, okay?"
Heb je nou nog een andere situatie of uitdaging? Mail me, dan voeg ik 'm toe!
Succes. En onthoud: mensen voelen zich over het algemeen alleen maar gelukkiger en nuttiger wanneer ze kunnen helpen en een belangrijke bijdrage kunnen leveren. Dus geef ze die kans en geef ze de credits. Daar zullen ze alleen maar meer betrokken en behulpzamer van worden!